La Maison Bleue

La Maison Bleue

La mission de La Maison Bleue est de réduire les inégalités sociales en intervenant auprès des femmes enceintes en situation de vulnérabilité. Elle favorise ainsi le développement optimal des enfants, du ventre de leur mère jusqu’à l’âge de 5 ans.

La Maison Bleue s’adresse aux familles qui attendent un enfant et qui ont besoin d’accompagnement et de soutien car elles vivent dans un contexte de vulnérabilité: pauvreté, situation d’abus, de violence, de négligence, toxicomanie, statut migratoire précaire, problèmes de santé mentale, grossesse à l’adolescence, etc...

Échelon salarial :60 000 $ - 70 000 $

Ville :Montréal

Description du poste :

Envie de vous joindre à un projet novateur en pleine expansion ?

La Maison Bleue est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction à la directrice générale qui souhaite œuvrer dans une organisation performante, tout en donnant un sens à sa vie professionnelle.

Pourquoi nous avons besoin de vous?

La Maison Bleue a besoin de votre expertise, de votre savoir-faire ainsi que de votre savoir-être, pour contribuer de façon active aux activités de l’organisation en apportant un soutien administratif de grande qualité sur les plans opérationnels et relationnels (gestion des ressources humaine, administratives et financières). Vos habiletés de coordination, votre sens de l’organisation et de l’initiative, votre éthique irréprochable, votre aisance innée pour les relations interpersonnelles et vos compétences de rédaction et de révision seront mises à profit quotidiennement dans le cadre de ce poste.

Votre équipe

Vous collaborerez avec des collègues qui font rayonner nos valeurs d’engagement, de solidarité, d’authenticité et de leadership responsable au quotidien. Relevant de la directrice générale, pour qui l’humain est au cœur de ses décisions et de son approche collaborative, vous aurez l’opportunité de collaborer et d’établir des liens de confiance avec des gestionnaires de La Maison Bleue ainsi qu’avec différents intervenantes et professionnels de la santé qui forment les équipes des Maison Bleue.

La ou le titulaire de ce poste assure le soutien administratif à la direction générale et assure la gestion des ressources humaines, matérielles et financières en collaboration avec le responsable des finances et l’adjointe administrative dans l’ensemble des tâches en lien avec les activités de La Maison Bleue.

SOUTIEN ADMINISTRATIF

  • Assister la directrice générale dans la gestion des activités courantes (rencontres, documentation, présentations, suivis, coordination opérationnelle et administrative) et stratégiques (planification stratégique et grande campagne) ;
  • Composer, rédiger et réviser diverses communications demandées par la direction générale (courriels, lettres, remerciements, envois massifs, relances, etc.) ;
  • Être le point de liaison avec toutes les parties prenantes stratégiques et opérationnelles de l’organisation (membres de l’équipe de gestion, membres du conseil d’administration et des différents comités, ainsi qu’avec les membres des équipes d’opérations des maisons) ;
  • Gérer l’entrée de données (CRM, statistiques, tableaux de bord, etc.)
  • Apporter un soutien rédactionnel et de révision en lien avec les différents mandats et responsabilités de la directrice et d’autres membres de l’équipe de direction de l’organisation en fonction des besoins ;
  • Assurer la logistique requise pour les réunions de la direction, du conseil d’administration, des comités, de l’assemblée générale annuelle et des réunions d’équipe (réservation et organisation de salles, préparation de l’agenda, impression des documents, convocation, ordre du jour, PV et suivis) ;
  • Assurer la préparation administrative et logistique des CA et maintenir à jour les données relatives aux administrateurs ;
  • Assister aux réunions du conseil d’administration et de ses comités, contribuer activement à la préparation des documents de celles-ci en collaboration avec les équipes internes, gérer le temps et rédiger les procès-verbaux ;
  • Assurer la saisie des suivis et actions reliés à la gestion courante dont la directrice générale est responsable ;
  • Assurer l’ouverture, le classement et l’archivage des dossiers ;
  • Assumer toute autre tâche jugée pertinente en vue de supporter et de s’impliquer activement dans l’exécution des tâches administratives de la directrice générale et des autres directions.

RESSOURCES FINANCIÈRES ET MATÉRIELLES

  • Structurer la mise en place et le suivi des politiques financières, procédures et outils de gestion de la comptabilité, des finances et du contrôle interne, tout en assurant le respect de la réglementation et de la conformité avec le responsable des finances ;
  • Faire les suivis avec le responsable des finances les activités liées à la comptabilité générale et aux finances dont la gestion de la paie, des comptes à recevoir et à payer, la production des états financier;
  • Assurer la reddition de comptes envers les partenaires ;
  • Assister le responsable des finances à la préparation du budget et au suivi des dépenses;
  • Soutenir le responsable des finances dans la gestion des budgets internes (fonds, cartes de débit, budgets de projets, de formations) ;
  • Supporter le responsable des finances dans l’exécution de ses tâches notamment à la préparation des documents à traiter (factures payées, dons reçus, rapports à produire, remboursements TPS/TVQ, Vérification comptable annuelle) ;
  • Gérer le renouvellement de différents contrats (couvertures d’assurances, hypothèques) ;
  • Collaborer avec les auditeurs pour le bilan annuel et remise des dossiers;
  • Contribuer à la logistique des activités de collecte de fonds et des évènements internes
    Assurer les commandes de fournitures de bureau ou autres commandes selon les besoins ;
  • Établir et maintenir un système de classement des documents physiques et électroniques.

RESSOURCES HUMAINES

  • Assurer la gestion et les suivis de dotation en personnel (embauche, formation, évaluation, création adresse courriel etc.) ;
  • Gérer le suivi administratif des employés (accueil, départ, production de documents officiels, banque de vacances, politique condition de travail) ;
  • Maintenir à jour les données des employé(e)s (contrat de travail, assurances collectives, RVER, impôts, évaluation) ;
  • Produire et faire approuver par la directrice générale les tableaux de paie pour le responsable des finances selon les critères établis ;
  • Répondre adéquatement et de façon autonome aux demandes de renseignements des employés ;
  • Apporter son aide pour mesurer l’avancement des projets et des tâches assignées à d’autres par la directrice générale ;
  • Accomplir toute autre tâche de même nature ou d’ordre général demandée par son supérieur ou exigée dans le cadre de ses fonctions.

VOS ACQUIS

  • Diplôme universitaire en administration ou avec une expérience équivalente ;
  • Entre 3 et 5 ans d’expérience dans une fonction similaire ;
  • Parfaite maîtrise de la communication écrite et orale, en français ;
  • Excellente maîtrise de la communication écrite et orale en anglais, un atout ;
  • Excellente capacité rédactionnelle et capacité de synthèse ;
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint);
  • Aisance avec les bases de données afin de saisir, d’extraire et d’analyser informations

VOS TALENTS

  • Sens de la discrétion, discernement, rigueur et éthique irréprochable ;
  • Apte à travailler sous pression, à gérer plusieurs priorités à la fois et à s’adapter aux changements ;
  • Très bon sens de l’organisation, grande autonomie et sens de l’initiative ;
  • Talent pour les relations interpersonnelles, le travail d’équipe et la collaboration ;
  • Facilité à s’adapter au changement, souplesse et ouverture ;
  • Gestion des priorités et respect des échéanciers parfois serrés ;
  • Excellentes compétences organisationnelles et logistiques ;
  • Avoir le souci du détail.

NOTRE OFFRE :

  • Plan de rémunération compétitif ;
  • Ambiance de travail chaleureuse et dynamique ;
  • Environnement et horaire de travail favorisant la flexibilité ;
  • Organisation du travail en mode hybride ;
  • Équilibre travail-vie personnelle ;
  • Avantages sociaux (assurances collectives et RVER).

ÊTES-VOUS PRÊT(E) À RELEVER LE DÉFI ?

  • Poste permanent, 4 ou 5 jours par semaine, selon les préférences de la personne retenue ;
  • Horaire de jour sur semaine (sauf pour les rencontres de soir du CA environ 4 fois /année), horaire flexible, travail en mode hybride ;
  • Rémunération compétitive selon l’expérience et la scolarité ;
  • Entrée en poste dès que possible.

POUR POSTULER

Veuillez faire parvenir votre lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae par courriel à info@maisonbleue.info.

Date limite d’envoi des candidatures : mercredi 14 septembre 2022 avant 16h.

Nous tenons à remercier toutes les personnes qui manifesteront un intérêt envers La Maison Bleue. Cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s pour une entrevue seront contacté(e)s.

Téléchargez l'offre en PDF